기억이 아니라 기록으로

잇프로 업무관리의 화면은 전부 적는 자리입니다. 매물장, 토지/건물 데이터 관리, 일정관리, 의뢰관리. 적은 것은 잇프로가 기억하고, 적는 동안 그 동네와 그 손님은 내 머리에 남습니다. 가운데는 일정관리입니다. 계약이 되면 그 계약의 날짜들을 일정관리에 적는 데서 시작합니다.

계약을 했으면 일정관리에 적는다

계약이 되면 계약일, 중도금일, 잔금일을 일정관리 달력의 그 날짜에 한 줄씩 적어 둡니다. 종류를 계약·중도금·잔금으로 고르면 색이 붙어서, 달력을 열면 이번 달 거래 일정이 어디에 몰려 있는지 한눈에 보입니다. 그날이 되면 오늘의 할 일에 올라오고, 처리하기 전까지는 이월 할일에 남아 잊히지 않습니다. 거래 일정은 사무소 팀원과 함께 보이니, 내가 자리를 비운 날 잔금이 있어도 사무소가 압니다.

그리고 한 줄 더, 그 계약이 끝나는 날입니다. 임대차 계약이면 만료일에 "OO아파트 101호 임대차 만료 · 임차인 김OO"라고 적어 둡니다. 2년 뒤 그 달을 열면 그 줄이 있고, 그날이 올 때까지 이월 할일에 남습니다. 갱신 이야기를 임대인보다 먼저 꺼낼 수 있는 건 그 한 줄 덕입니다. 계약서 쓰는 날 1분이면 됩니다.

놓친 계약도 만료일을 안다면 적는다

이번에 성사시키지 못한 계약이라도, 언제 계약됐고 언제 끝나는지 알게 됐다면 그 만료일에 적어 둡니다. 같은 일정관리, 같은 한 줄입니다. 임차인 연락처까지 알게 됐다면 그 호실에 남깁니다. 그날이 오면 이월 할일에 올라오고, 그때는 임대인도 임차인도 다시 움직일 때입니다. 이번에 못 한 계약이 다음 계약의 첫 줄이 됩니다.

거래가 끝난 매물은 지우지 않는다

매물장은 지금 거래 가능한 매물만 두는 곳이 아닙니다. 거래가 끝나면 매물상태를 거래완료로 바꿔 두고 그대로 둡니다. 그 건물, 그 호실, 소유주와 임차인 연락처, 거래된 가격이 남습니다. 같은 건물에서 다음 매물이 나올 때, 옆 호실 소유주가 "얼마에 나갔었냐"고 물을 때 - 지웠으면 없고, 남겼으면 있는 기록입니다.

광고에 못 쓰는 것은 비밀 메모에

매물마다 연락처에 메모 칸이 있고, 손님에게 안 보이는 비밀 메모가 있습니다. 집주인 성격, 중개료 협상 여지, 임차인 사정처럼 광고에는 못 쓰지만 다음 거래에 꼭 필요한 것은 거기에 남깁니다. 날짜가 있는 기록은 일정관리에, 사람에 대한 기록은 매물의 메모에.

시간 날 때 지난 것부터

오늘부터 적기 시작해도 되지만, 한가한 날 하나씩 거슬러 적으면 시작이 빨라집니다. 그동안 한 계약의 만료일, 놓쳤지만 기억나는 계약, 그 호실의 임차인 연락처. 장부와 통화 기록을 보면 나옵니다.

지금은 한 줄이라 아무 일도 안 일어납니다. 그런데 이런 줄이 2년, 4년 쌓이면 그 동네 계약이 언제 끝나고 언제 다시 도는지를 아는 사무소가 됩니다. 그때 가서 모을 수 있는 기록이 아니라, 지금부터 적어야 그때 있는 기록입니다. 잇프로가 대신 적어 주는 AI를 붙이지 않는 이유도 같습니다. 기록을 남에게 맡기면 기록만 남고, 내가 하면 아는 것이 남습니다.

중개 경험은 기억이 아니라 기록으로 쌓입니다. 그 시작이 계약서 쓰는 날 일정관리에 적는 한 줄입니다.

화면별로는 일정관리, 매물장 소개, 토지/건물 데이터 관리 글에 있습니다.